RG Gold и Университет Нархоз совместно автоматизировали финансовые процессы на производстве

Добыча полезных ископаемых становится всё более трудоёмкой и дорогостоящей, поэтому особое значение приобретает цифровизация. Этот процесс помогает в более качественной оценке ситуации, оптимизации ресурсов, прогнозирования различных сценариев развития. Казахстанская золотодобывающая компания RG Gold в партнёрстве с Университетом Нархоз создали и внедрили систему автоматизации процесса бюджетирования, сообщает Orda.kz.

«Компания RG Gold быстро выросла, выросла и необходимость в автоматизации всех систем планирования ресурсов. Мы провели несколько исследований и определили ключевые направления по внедрению доступных и удобных решений: от систем управления складами, процессами снабжения, до планирования потребностей, систем мин-макс, бюджетирования и прогнозирования. В части бюджетирования, отчётности и прогнозирования мы постарались найти решения для наиболее ощутимых вопросов: непрогнозируемые изменения в экономической среде, включая валютные колебания, инфляцию и изменения в законодательстве, приводящие к нестабильности бюджета; потеря времени на ручное составление бюджетов и их последующее корректирование; сложности в своевременном анализе и отчётности по бюджетам; острая необходимость повысить эффективность распределения финансовых ресурсов, в снижении операционных издержек и улучшении финансового состояния компании», перечислил финансовый директор компании RG Gold Марат Шаймарданов.

Компания решила сконцентрироваться на поисках и разработке способов автоматизации различных сфер деятельности, включая планирование, бухгалтерию, логистику и управление складами. Университет Нархоз был выбран как наиболее подходящий стратегический партнёр компании RG Gold по выполнению НИОКР (научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы). У Нархоза есть научно-исследовательский центр для прикладной науки, а также высококвалифицированный научный состав. 

«Работа над проектом включала несколько этапов, начиная от анализа текущей системы бюджетирования компании до разработки и внедрения новых решений»,  отметила научный руководитель проекта, к. э. н., профессор Школы экономики и менеджмента Университета Нархоз Айгуль Нурпеисова.

В сфере автоматизации финансовых процессов научные сотрудники Университета Нархоз изучили опыт как международных компаний, так и казахстанских предприятий различных отраслей промышленности. Удалось выявить особенности планирования бюджета в золотодобывающих компаниях и формирования их расходной части. Так, в золотодобыче высока доля переменных затрат, которые варьируются в зависимости от объёмов добычи, производства и цен на ресурс на внутреннем и внешнем рынках.

Добыча золотой руды и её переработка до аффинажа предполагает затраты, связанные с горными работами, затратами на транспортировку, аффинирование, налогами, процентами за кредиты и так далее. Также сказывается высокая зависимость от импортного технологического и технического оснащения горных работ, высокие транспортные затраты.

Исследования, проведённые научными сотрудниками Нархоза, охватили бухгалтерские записи, финансовые отчёты, информацию о производственном учёте, анализ регулируемых эксплуатационных расходов, которые включают затраты на оплату труда, приобретение оборудования и материалов, а также эксплуатационные расходы на машины, механизмы и технологии, используемые на промышленном предприятии.

Такая титаническая работа обусловлена тем, что бюджетирование выходит за пределы обычного операционного планирования и опирается на информацию из разных источников. Проведённый анализ стал основой предложенных для компании решений. 

«Наши исследователи провели детальный анализ, чтобы обеспечить максимальную эффективность внедрения автоматизированной системы. Все решения были тщательно протестированы и адаптированы под специфические нужды компании RG Gold, были определены потребности пользователей в процессе автоматизации. Использование традиционной системы бюджетирования, основанной на применении таблиц Excel, представляло собой трудоёмкий процесс, требующий значительного времени на сбор, комплектацию и анализ данных, что приводило к снижению точности и достоверности данных, а также к ошибкам в планировании и принятии управленческих решений. Автоматизация системы бюджетирования обеспечила скорость выполнения всех операций, точность и прозрачность данных, сделала возможным интегрированное планирование бизнеса, обеспечив его гибкость и быструю адаптацию к изменяющимся условиям»,  добавила Айгуль Нурпеисова.  

Уже к концу 2023 года университет успешно внедрил систему автоматизации бюджетирования, которая имеет особое значение для компаний, работающих в горнодобывающей отрасли. В качестве программного решения для автоматизации выбрали облачную платформу от лидера мирового рынка систем планирования, компании Anaplan.

«Суть системы заключается в том, что она помогает компании создавать и управлять своим бюджетом с помощью специальной облачной платформы Anaplan. Если точнее, Anaplan позволяет автоматизировать процесс составления бюджета, а также проводить анализ данных, прогнозировать будущие показатели и улучшать стратегическое планирование. Это делает бюджетирование более эффективным, точным и быстрым, а также помогает компании принимать более обоснованные решения на основе полученных данных», пояснил глава финансово-аналитической службы Елжас Сулейменов.

В RG Gold говорят, что долгосрочный экономический эффект от внедрения новой системы можно будет оценить после того, как пройдёт весь бюджетный цикл. Но уже сейчас в компании оценили положительные изменения.

«Увеличилась эффективность процесса бюджетирования за счёт уменьшения времени, затрачиваемого на подготовку бюджета, появилось больше времени на аналитику бюджетных статей и затрат. Данные стали прозрачнее и доступнее для топ-менеджмента, акционеров для принятия ими управленческих решений. Также можно сказать, что повысился уровень удовлетворённости сотрудников, вовлечённых в бюджетирование за счёт упрощения процесса, сокращения рутинной работы и приобретения нового опыта», оценил Елжас Сулейменов промежуточные результаты совместной с университетом работы.

Кроме того, в рамках проекта автоматизировали сбор информации бюджетных заявок, что ранее было самым трудозатратным процессом в компании, и процесс сбора финансовых отчётностей, таких как отчёт о прибылях и убытках, о движении денежных средств, отчёт удельной себестоимости. 

С помощью цифровизации свели до минимума появление ошибок. Возросла достоверность полученных результатов, а принятие единых формулировок помогло унифицировать разрозненные бизнес-функции, всё это способствовало улучшению взаимодействия между сотрудниками и повысило доверие к прогнозам.

Сотрудники компании также подчеркнули, что сократились сроки выполнения операций, что даёт возможность в перспективе выполнять мгновенное планирование сценариев развития компании. Автоматизированная система бюджетирования позволяет компании легко адаптировать планы и интегрировать организационные изменения, сохраняя при этом последовательные процессы.

В RG Gold отметили, что коллаборация с научно-исследовательским центром Нархоза помогла взглянуть под другим углом в целом на все процессы внутри компании. Научный подход позволяет воспринимать компанию, все её департаменты, подразделения и процессы и инструментарии как цельный организм, внутри которого всё взаимосвязанно и имеет причинно-следственные связи.

Коллаборации RG Gold и Университета Нархоз уже несколько лет. К примеру, RG Gold внедряет инновационный проект по созданию фитовегетационных барьеров на основе исследований Нархоза. В планах — настройка и развитие внутри компании Центра цифровых компетенций Data RG Gold, совершенствование внутрифирменной организационной, технологической и культурной структуры в контексте цифровой трансформации, разработка мобильного приложения для доступа сотрудников к важной информации вне офиса.

Партнёрский материал